Подавляющее большинство бухгалтеров используют специализированные компьютерные программы, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагнтеми? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать мы расскажем вам в этом материале.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Стоит обратить внимание на то, что при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Однако для того, чтобы электронный документооборот был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электроннной подписью можно во многих, правда не во всех бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

Каков порядок обмена электронными документами и каким из видов электронной подписи должен быть подписан электронный документ?

Для разных документов этот порядок разный. Более строгие, особые требования выдвигаются для счетов-фактур. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборота.

усиленная квалифицированная электронная подпись — это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центры. Документы, подписанные электронной цифровой подписью по старому Закону о ЭЦП, который с 1 июля 2013 года утрачивает свою силу, считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись — это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

Обычно перейти на использование электронного документооборота решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала необходимо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вам придется выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС.

На какие критерии следует ориентироваться при выборе оператора?

Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такого «тестового использования» вы сможете понять, какой интерфейс подходит вам больше и легко ли вам будет совместить используемую вами бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора. Важно иметь ввиду, что чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Также стоит обратить внимание на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В таком случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счета-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота?

На данный момент между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов. По прогнозам экспертов роуминг должен заработать в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Нужно ли отдельно в договорах с контрагентами прописывать использование системы электронного документооборота?

Делать это вовсе не обязательно. Достаточно согласовать этот вопрос посредством обмена электронными, бумажными письмами или по факсу. Или, например, один из контрагентов может пригласить через своего оператора другого контрагента «в друзья», как это делается в социальных сетях. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Что делать после того, как выбрали оператора и договорились с контрагентами?

Следующим шагом должна быть обязательная адаптация бизнес-процессов компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

• разработка и утверждение порядка электронного документооборота;
• назначение ответственных за его ведение;
• организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;
• внедрение в учетную политику правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, необходимо обеспечить электронной подписью, так как передача подписи другим лицам не допускается.

Нужно ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

Нет, этого делать не надо. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. Ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так как сейчас передается электронная отчетность.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Есть один документ, который должен в обязательном порядке составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию и компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность отправляется в налоговую инспекцию и прочие контролирующие органы. На каждом абочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

По мнению экспертов серьезных опасностей нет. Электронный документооборот требует предельной внимательности. Следует делать все вовремя и не допускать ошибок в электронных документах, особенно в счетах-фактурах. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. Для того, чтобы исправить ошибку в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет фактуру. Однако нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Есть и прочие моменты и нюансы электронного документооборота, В связи с ними работа в программе требует внимательности и ответственности.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 рублей за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую плату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

Если вы отправляете множество документов на дальние расстояния почтой или курьерами, то выгода очевидна. Плюс к этому — сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.